STUDI TENTANG ILMU ADMINISTRASI
Konsep, Teori dan Dimensi
Drs. Ulbert Silalahi, M. A
RESUME
Diajukan sebagai salah satu tugas mata
kuliah Administrasi Negara
oleh
KHOTIBUL UMAM
712.1.1.1824
FAKULTA ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS WIRARAJA
SUMENEP
BAB I
HAKIKAT KONSEP ADMINSTRASI
1. Pengantar
2. Arti Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Kata to administer sebagai to manage
(mengelola) atau to direct (menggerakkan). Maka secara etimologis dapat
diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi mengelola
manusia, mengelola harta benda ke arah satu tujuan yang terhimpun dalam
organisasi.
3.
Administrasi Dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencacatan data dan
informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu
sama lain.
4. Administrasi dalam Arti Luas
Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas, perhatikan definisi
seperti ini.
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
pokok yang dilakukan oleh sekelompokj orang dalam kerja sama mencapai tujuan
tertentu. (The Liang Gie, 1980).
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaankegiatan yang dilakukan oleh
dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi
tercapainya tujuan yang di tentukan sebelumnya. (Sondang P. Siagian, 1980).
Dengan demikian dapat dirumuskan suatu
batasan tentang administrasi yaitu kegiatan kerja sama yang di lakukan
sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana di tentukan dalam
struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
5. Pentingnya Studi Administrasi
Pentingnya studi dan peranan administrasi juga di sebabkan:
- Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian.
- Pola kehidupan keorganisasian (organizational life) ini berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berpikir serta bekerja secara rasional.
- Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modern.
- Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional di maksudkan untuk menghasilakan keefektifan dan keefesienan pencapaian tujuan.
- Berpikir dan bekerja rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektifitas memerlukan administrasi. (adaptasi dari Prajudi Atmosudirdjo, 1980).
BAB II
SEJARAH PEMIKIRAN DAN ADMINISTRASI
1.
Pengantar
Perkembangan pmikiranadministrasi (pendekatan dan teori)
dalam perspektif dapat di gambarkan sebagai berikut:
|
Seni
|
Klasik
Tahap
|
|
“Ilmiah”
|
|
||
|
|
|
|||
|
|
|
Modern
|
Tahap
Sebagai
|
“Ilmu”
|
|
||||
|
Sekuensi perkembangan pemikiran administrasi
Menurut Harvey C. Mansfield, ada tiga
kegunaan yang di peroleh dari pelajaran atau analisis sejarah sejarah
administrasi (Dwight Waldo, 1971), yaitu:
- Observasi Filosofis
- Dalam teknik analisis atau teknik pemecahan masalah
- Dalam teknik administrasi
2.
Perkembangan Pemikiran Administrasi sebagai “Seni”
Perkembangan administrasi sebagai seni dapat di bagi dalam dua fase, yaitu:
a. Fase Sejarah
1. Mesopotamia
Yaitu administrasi di bidang
pemerintahan, perdagangan, komunikasi pengangkutan (seperti pengangkutan
sungai) dan logam di gunakan sebagai alat tukar menukar.
2. Babilonia
Menerapkan administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan dan
pengangkutan.
3. Mesir
Peninggalan sejarah berupa piramida membuktikan bahwa teknik administrasi telah
de terapkan, bahwa dalam pembangunannya pasti ada rencana, organisasi,
kepemimpinan dan sistem pengawasan formal.
4. Cina
Kita juga mempunyai bukti-bukti bahwa kira-kira pada tahun 1100 SM, bangsa Cina
telah menyadari perlunya perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan
pengawasan.
5. Romawi
Adanya administrasi perhubungan dan administrasi perpajakan yang memang di
butuhkan oleh Romawi kuno pada saat itu.
b. Fase Sejarah hingga Revolusi Industri
1. Gereja Roma Katolik
Gereja Roma Katolik memberi sumbangan yang sangant besar yaitu pengembangan
pemikiran administrasi melaui praktek administrasi terutama dalam organisasi
formal pada 1.000 tahun yang lalu.
2. Niccolo Machiavelli
Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap pengenbangan
pemikiran administrasi dan manajemen.
3. Revolusi Industri
Administrasi sebagai seni semakin berkembang di Eropa dengan menekankan, bahwa
perekonomian suatu negara akan bisa kuat apabila kegiatan administrasi dan
manajemen dilaksanakan dengan baik.
3. Perkembangan Administrasi sebagai “Ilmu”
Administrasi di telaah secara ilmiah baru mulai dilakukan pada akhir abad 19
atau abad 20, yang di pelopori oleh F. W Taylor dan Henry Fayol.
- Manajemen Ilmiah
- Adanya Teori Administrasi
- Adanya Teori Birokrasi
- Pendekatan Hubungan Manusia (human relation approach)
- Pendekatan Perilaku
- Aliran Proses
- Pendekatan Kuantitatif
- Pendekatan Sistem
- Pendekatan Kontingensi
4.
Perkembangan Pemikiran Administrasi dan Manajemen Di Indonesia: Suatu
Perspektif
Mengikuti perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen di
negara-negara berkembang, khususnya di Amerika, Eropa dan Jepang, maka
Indonesia sangant jauh ketinggalan. Dan bahkan perkembangan dan pengembangan
pemikiran admiinistrasi dan manajemen, baik sebagai ilmu, seni, bidang studi,
disiplin akademik apalagi sebagai profesi, masih tergolong sangat baru atau
muda. Meskipun demikian, administrasi sebagai proses penyelenggaraan kerja sama,
sebagai praktek dan teknik kerja sama atau sebagai seni telah ada dan
berlangsung di Indonesia sejak dahulu kala.
BAB III
KEDUDUKAN ILMU
ADMINISTRASI
1.
Administrasi Sebagai Seni
Menurut George R. Terry (1977) mengatakan seni adalah kemampuan pribadi yang
kreatif di tambah skill atau keterampilan dalam pelaksanaan pekerjaan atau
tugas.
2.
Administrasi Sebagai Ilmu
Ilmu adalah pengetahuan yang bersifat umum dan sistematik, pengetahuan yang
dari padanya dapat disimpulkan dalil-dalil tertentu menurut kaidah-kaidah yang
umum.
Ilmu adalah
pengetahuan yang sudah di coba dan diatur menurut urutan dan arti serta
menyeluruh dan sistematik. (Moh. Nazir, 1985)
3. Administrasi sebagai “Bidang Studi” atau Disiplin Akademik
Sehubungan dengan kedudukan administrasi sebagai ilmu, hal itu berarti bahwa
adaministrasi dapat si pelajari dan diajarkan. Perkembangan dewasa ini
menunjukan bahwa disiplin ilimu administrasi telah diajarkan dan sekaligus
menjadi bidang studi dan kajian dalam fakultas ilmu Administrasi dengan
spesialisasi. Dengan ini membuktikan bahwa dan diakui ilmu administrasi sebagai
disiplin akademik.
4. Administrasi sebagai Profesi
Jika, yang diatas menunjukan bahwa administrasi memiliki eksistensi sebagai
seni, ilmu dan bidang studi yang dapat dipelajari untuk menjadi ahli atau
memiliki keahlian administrasi, maka administrasi merupakan bidang profesi.
BAB IV
HUBUNGAN ILMU ADMINISTRASI
DENGAN ILMU-ILMU LAIN
1. Pengantar
Salah satu cabang ilmu soaial yang mempelajari fenomena sosial yang berhubungan
dengan kerja sama dan dinamika manusia dalam mencapai tujuan ialah ilmu
Administrasi. Ilmu administrasi tergolong ke dalam ilmu praktika (applied
science) dari ilmu-ilmu sosial karena kemanfaatannya hanya ada apabila
prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan
kehidupan.
2. Administrasi dengan Ilmu Politik
Menelaah hubungan administrasi dengan ilmu politik, lebih jelas dalam kaitannya
dengan administrasi negara yang merupakan cabang dari administrasi umum dan
sekaligus merupakan cabang ilmu politik.
3. Administrasi dengan Ilmu Ekonomi
Antara ilmu administrasi dengan Ilmu ekonomi juga memperlihatkan hubungan yang sangat
erat, saling melengkapi dan bahkan kadang-kadang sering overloping (tumpang
tindih) antara yang satu dengan yang lain. Dilihat dari prinsip ekonomi dan
prinsip administrasi. Maka keduanya adalah sama, yakni masalah efesiensi dan
efektivitas. Administrasi bisa menjadi alat ekonomi untuk mencapai sasaran yang
diinginkan dan sebaliknya, ekonomi dapat digunakan sebagai alat administrasi
hingga tercapainya tujuan yang direncanakan.
4. Administrasi dengan Psikologi dan Psikologi Sosial
Pendekatan psikologi sangat membantu perkembangan ilmu administrasi. Psikologi
adalah ilmu yang mempelajari untuk mengukur, menerangkan dan kadang-kadang
mengubah tingkah laku manusia dan makhluk-makhluk lain. Para ahli psikologi
(phsychologists) memperhatikan mereka dengan belajar dan mencoba untuk mengerti
tingkah laku individu.
5. Administrasi dengan Antropologi
Menyadari bahwa bagaimana kita berprilaku adalah suatu fungsi dalam kebudayaan
kita dan hal ini merupakan sumbangan para ahli antropologi untuk bidang
administrasi.
7. Administrasi dengan Ilmu Hukum
Ilmu hukum yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah hidup di dalam
masyarakat memberi input yang besar dalam perkembangan studi administrasi.
Salah satu cabang ilmu hukum yang mempererat huubungan antara administrasi
dengan ilmu hukum ialah dalam disiplin ilmu Hukum administrasi Negara.
8. Administrasi dengan Ilmu-ilmu Eksak
Para ahli matematik dan statistik telah menyumbang dan memperkaya teori
administrasi, yaitu dengan memberikan alat pembantu untuk memperbaiki pembuatan
pembuataan keputusan.
BAB V
DIMENSI-DIMENSI ILMU ADMINISTRASI
1. Pengantar
Sondang P. Siagian (1978) menyebutkan adanya enam dimensi dalam membicarakan
administrasi. Bidang-bidang
tersebut adalah:
- Filsafat Administrasi
- Kepemimpinan (leadership)
- Hubungan Manusia (Human Relations)
- Organisasi
- Administrasi Negara
- Administrasi Niaga
Tentang dimensi-dimensi atau lungkup studi administrasi dapat juga dikemukakan
pendapat Prajudi Atmosudirdjo (1980), berdasarkan konsep kerja yang terdiri
dari:
- Manajemen
- Organisasi
- Komunikasi
- Kepegawaian
- Keuangan
- Perbekalan
- Hubungan Masyarakat
- Tatausaha
2. Dimensi-dimensi Ilmu Administrasi Suatu Persektif
Pembahasan berikutnya mengklasifikasi dimensi studi administrasi atas dasar
sudut pandangan sebagai berikut:
1. Secara Konseptual atau Materi Pokok
Menurut perspektif yang di pergunakan oleh para siswa administrasi, maka
organisasi dan manajemen dianggap sebagai ciri dan inti dari studi
administrasi.
2. Berdasarkan Subjek Pelaku
Berdasarkan subjek pelaku serta yang didasari oleh tujuan sifat kegiatan dan
tujuan sifat dan kegiatan dan tujuan yang akan dicapai, maka kegiatan-kegiatan
administrasi dapat dilakukan oleh dan bersifat publik dan privat. Dengan kata
lain, aktivitas-aktivitas kegiatan kerja sama manusia umumnya bersifat publik
dan bersifat privat. Oleh sebab itu dimensi administrasi dapat dibedakan atas:
1. Administrasi Publik
2. Administrasi Privat
3. Berdasarkan Pengeluaran Sumber Daya
Jika dilihat cara pengelolaan kegiatan
kerja sama, maka administrasi yang terdapat disemua aktifitas kerjasama
organisasional, dapat dibedakan atas:
- Manajemen Personel
- Manajemen Perkantoran
- Manajemen Keuangan
Khususnya dalam kegiatan-kegiatan
administrasi niaga atau aktifitas yang dilakukan oleh organisasi bisnis, maka
selain manajemen personil, manajemen perkantoran dan manajemen keuangan, masih
ditemukan:
- Manajemen Produksi
- Manajemen Pemasaran
- Manajemen Penjualan
- Manajemen Pembelian
- Manajemen Transfortasi atau Pengangkutan
- Manajemen Perbekalan atau Pegudangan
3. Pandangan tentang Administrasi dan Manajemen
Hanya beberapa kebiasaan telah cenderung membatasi atau menetapkan administrasi
pada tingkat manajemen yang lebih tinggi dan menganggap administrasi itu lebih
banyak mengandung penentuan kebijaksanaan. Dalam kelaziman itu mereka yang
mempunyai tanggung jawab untuk pembimbing dan pengawasan adalah para
manajer, sebaliknya mereka yang ikut serta secara luasdalam penganbilan
keputusan adalah administrator. Kebiasaan ini tidak diterima secara luas. Dalam
praktek istilah administrasi dan manajemen pada umunya dapat dipergunakan
secara bergantian, mengingat tanggung jawab baik pada pada administrator maupun
dari para manajer untuk merencanakan, mengorganisasi, membimbing dan mengawasi
kegiatan-kegiatan mereka yang memperbaiki pekerjaan organisasi.
BAB VI
ORGANISASI
1. Pengantar
Beberapa alasan mengapa seseorang memasuki mnemasuki organisasi (Herbert G.
Hicks, 1979), yaitu:
1. Alasan-alasan Sosial
2. Alasan-alasan materiil
2. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang
bekerja sama untuk mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal
terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan, dalam nama
beberapa orang disebut atasan dan ada sekelompok ada di sebut bawahan. (Sondang P.
Siagian, 1980).
Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat di tinjau dari dua sudut
pandangan:
1.
Organisasi
dapat dipandang sebagai wadah. Yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan
manajemen dijalankan dan sifatnya adalah ”relatif statis”.
2.
Organisasi
dapat di pandang sebagai proses. Yaitu interaksi antara orang-orang yang
menjadi anggota organisasi dan sifatnya ”dinamis”.
3. Tujuan Organisasi
Kegiatan-kegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan yaitu:
1. Tercapainya tujuan organisasi secara
efektif dan efisien
2. Tercapainya Kepuasan dari anggota
organisasi
Dari sudut pandangan lain tujuan
organisasi dikategorikan menjadi 3 tujuan yaitu:
1. Pelayanan (Service)
2. Keuntungan (Profit)
3. Tujuan Sosial
4. Asas-asas Organisasi
Setiap organisasi, baik publik maupun bisnis, perlu disusun dan dijalankan
berdasarkan asa-asas tertentu agar dapat di capai hasil yang efisien dan
efektif. Asa atau prinsip (priciples) mencapai 2 arah pikiran petunjuk kepada
pemikiran atau rindakan:
- Merupakan suatu pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu kata hubungan atau kasus
- Merupakan suatu cara atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan sesuai dengan kondisi yang dikehendaki.
5. Bentuk-bentuk Organisasi
- Organisasi Lini atau Garis
- Organisasi Lini dan staf
- Organisasi Funsional
- Organisasi Lini Fungsional
- Organisasi Lini Staf Fungsional
BAB VII
MANAJEMEN
1. Pengantar
Studi administrasi dan manajemen diawali dengan suatu pandangan luas atau
sifat, ruang lingkup dan fungsi penggunaannya dalam setiap aktifitas kerja sama
organisasional. Dengan kata lain, administrasi dan manajemen merupakan hal yang
universal dalam setiap dinamika kerja sama manusia organisasional, baik dalam
dunia kegiatan yang bersifat publik maupun privat maupun dunia bisnis modern.
2. Arti Manajemen
Istilah manajemen yang kita kenal berasal dari kata ”Management”, yang bentuk
infinifnya adalah ”To Manage”. Disamping itu terdapat istilah-istilah yang
disebut asal-usul management dari bahasa-bahasa latin, Perancis dan Italia
sebagai berikut: manus, mano, manage/menege, meneggie, meneggiare (Pariata
Wesra, 1980).
Manajemen dapat di definisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk
memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan
orang lain. (Sondang P. Siagian, 1978).
3. Tugas dan Peranan Manajemen
- Manajer bekerja dengan ada melalui orang lain.
- Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan atas suksesnya organisasi mencapai tujuan.
- Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioriras.
- Manajer harus berfikir Analitikal dan Konseptual.
- Manajer adalah mediatir atau perantara.
- Manajer adalah politisi.
- Manajer adalah Diplomat.
4. Tingkat-tingkat Manajemen
- Top Management (manajemen puncak)
- Middle Management (Manajemen Tengah)
- Lower Management (Manajemen Bawah)
Disamping tingkat manajemen diatas,
maka tingkatan manajemen dapat di klasifikasikan menjadi lima yaitu:
- Manajemen Puncak
- Manajemen Puncak Menengah
- Manajemen Menengah
- Manajemen Menengah Operasional
- Manajemen Operasional
5. Keterampilan Manajerial
- Keterampilan Teknik
- Keterampilan Hubungan Manusia
- Keterampilan Konseptual
6. Kemampuan Manajerial di Indonesia dalam Perspektif
Meliat perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen khususnya
administrative dan manajemen skill di negara-negara seperti Amerika, Eropa dan
Jepang, maka negara-negara sedang berkembang termasuk Indonesia dapat dikatakan
jauh keyinggalan. Bahkan kelemahan di bidang administrasi dan manajemen
merupakan salah satu karakteristik yang menonjol dari negara-nrgara sedang
berkembang pada umumnya. Hal ini tampak dalam proses pelaksanaan pembangunan
yang ”kurang lancar” yang anatara lain disebabkan oleh kelemahan-kelemahan dan
hambatan-hambatan yang sifatnya administratif dan manajerial dalam mana para
pelaksana pembangunan belum memiliki kemampuan manajerial yang memadai.
7. Sumber Daya
Manajemen
- George R. Terri
- Men (orang-orang)
- Material (bahan-bahan atau peralatan)
- Methods (metode-metode)
- Money (Uang)
- Market (Pasar)
2. John w. Neuner
- Men (orang-orang)
- Material (bahan-bahan atau peralatan)
- Mechines (mesin-mesin)
- Methods (metode-metode)
- Money (Uang)
- Morale (moral)
8. Prinsip-prinsip Manajemen
Menurut Herbert A. Simon (1981)),
beberapa prinsip administrasi yang diakui, diantara prinsip-prinsip yang lebih
umum yang terdapat dalam literatur mengenai administrasi atau manajemen adalah:
1. Efisiensi administrasi ditingkatkan
melalui suatu spesialisasi tugas dikalangan kelompok.
2. Efisiensi administrasi ditingkatkan
dengan mengatur anggota-anggota kelompok dalam suatu hirarki wewenang
yang pasti.
3. Efisiensi administrasi ditingkatkan
dengan membatasi jarak pengawasan pada setiap sektor dalam organisasi sehingga
jumlahnya menjadi kecil.
4. Efisiensi administrasi ditingkatkan
dengan mengelompokan pekerjaan, untuk maksud-maksud pengawasan berdasarkan:
- Tujuan
- Proses
- Langganan
- Tempat
BAB VIII
FUNSI-FUNGSI MANAJEMEN
1. Pengantar
Sebagaimana telah diuraikan, bahwa ada kesukaran untuk membedakan
kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen baik secara teoritik apalagi dalam
praktek. Akan tetapi pada dasarnya, proses kegiatan administrasi lebih
menitikberatkan pada penentuan tujuan organisasi serta merumuskan kebijakan
umum, sedangkan manajemen dititikberatkan pada penggerakkan dalam rangka
pencapaian tujuan.
2. Klasifikasi Fungsi Manajemen
Menurut George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental dari manajemen, dan
fungsi ini lebih dikenal dan dipergunakan:
- Planning (perencanaan)
- Organizing (pengorganisasian)
- Actuating (penggerakkan)
- Controlling (pengawasan)
3. Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan utama dalam setiap
aktifitas-aktifitas manajemen atau administrasi.
Pengertian perencanaan yaitu sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penetuan
secara matang daripada hal-hal yang di tentukan masa yang akan datang dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. (SP. Siagian, Filsafat
Administrasi, 1980).
Tujuan perencanaan:
1.
Perencanaan
jalan atau cara untuk mengantisifasi dan merekam perubahan.
2.
Perencanaan
mamberikan pengarahan (direction) kepada administrator-adminisrator maupun non
administrator.
3.
Perencanaan
juga dapat menghindari atau setidak-tidaknya memperkecil atau tumpang tindih
dan pemborosan pelaksanaan aktivitas-aktivitas.
4.
Perencanaan
menetapkan tujuan-tujuan dan standard-standard yang akan digunakan untuk
memudahkan pengawasan.
4. Pengorganisasian
Adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota
kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan
pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya. (George R. Terry, 1977).
Fungsi
pengorganisasian dalam manajemen penting sebab:
- Mewujudkan struktur organisasi
- Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas.
- Wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas
- Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi
- Sumber daya manusia yang materiil yang dibutuhkan dapat diketahui.
5. Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang juga mempunyai hubungan yang erat
dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan.
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaanseluruh kegiatan
organisasi untuk penjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. (Stephen P. Robbins, 1982).
Proses pengawasan mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut:
1.
Menentukan
objek-objek yang akan diawasi.
2.
Menetapkan
standard sebagai alat ukur pengawsan atau yang menggambarkan pekerjaan yang
dikehendaki.
3.
Menentukan
prosedur waktu dan teknik yang dipergunakan.
4.
Mengukur hasil
kerja yang dilaksanakan.
5.
Membandingkan
antara hasil kerja dengan standard untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
6.
Melakukan
tindakan-tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan atau
penyimpangan-penyimpangan yang berarti (significant).
Tujuan fungsi control yaitu:
- Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
- Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
- Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau nungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
- Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya
- Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.
BAB IX
KEPEMIMPINAN
1. Pengantar
Manajemen dan kepemimpinan keraokali dianggap sebagai dua konsep dan aktivitas
yang dianggap sama. Akan tetapi dilain pihak, oleh keeratan hubungan antara
manajemen dan kepemimpinan dalam mencapai tujuan organisasi, sehingga beberapa
sarjana menganggap, bahwa inti atau kunci dari manajemen adalah kepemimpinan
(leadership is the key of management). Jadi memimpin merupakan faktor yang
penting dalam manajemen. Sehingga kepemimpinan adalah konsekuensi logis untuk
melaksanakan fungsi manajemen.
2. Pengertian
Kepemimpinan adalah sebagai aktifitas mempengaruhi orang lain, baik secara
individu maupun kelompok agar melakuykan aktifitas dalam usaha mencapai tujuan
dalam situasi tertentu.
Kepemimpinan adalah sikap
pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang
diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).
3. Legitimasi Kekuasaan dan Otoritas Pemimpin
Seseorang dapat mempengaruhi atau diikuti orang lain atau sekelompok orangatau
sebaliknya orang lain atau sekelompok menuruti atau mengikuti seseorang tidak
lain karena posisi orang tersebut memperoleh legitimasi dengan memiliki
kekuasaan atau otoritas.
Legitimasi posisi seorang pemimpin juga dapat didasarkan kepada sumber
kekuasaan yang dapat diidentifikasi dalam dimensi:
- Legal Power (kekuasaan legal). Dalam dimensi ini kekuasaan didasarkan pada otoritas rasional legal yang diperoleh karena ia memnduduki suatu posisi formal dalam hirarki organisasi.
- Personal Power (Kekuasaan pribadi). Yaitu daya tarik dari pribadi seseorang yang dapat menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena dorasakan baik dan benar. Dalam dimensi ini kekuasaan dapat bersumber dari:
a.
Tradisi
b.
Kharisma atau referen
c.
Keahlian
Beberapa pokok yang perlu diketahui oleh seorang pemimpin:
- Manusia bukan sebagai faktor produksi, bukan sebagai objek
- Manusia adalah anggota dari berbagai kelompok sosial yang memiliki nsitem nilai sendiri yang kadang-kadang kontradiktif dengan sistem nilai dalam organisasi perusahaan.
- Manusia adalah prbadi yang unik.
- Mengelola menyangkut pencapaian sasaran perusahaan yang tidak merusak martabat manusia.
- Manusia bukan suatu entitas fragmentaris yang terpecah-pecah ke dalam pengetahuan, keahlian, sikap atau ciri kepribadian, tetapi merupakan suatu entitas yang utuh yang dipengaruhi oleh berbagai faktor
4. Teori Kepemimpinan
Dari berbagai penelitian tentang kepemimpinan berkembanglah berbagai pendekatan
atau teori yang pada umumnya dapat dikategorikan atas:
1. Teori Sifat
Pada mulanya orang mengikuti bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat.dalam hal
ini pemimpin berasal dari kelas atau keluarga yang sama dan diwarisi. Akan
tetapi ketika satu dinasti yang berkuasa jatuh dan diganti oleh orang lain dari
kelas yang berbeda, orang didasarkan, bahwa pemimpin dapat berasal dari semua
tingkatan sosial, bukan karena keturunan.
2. Teori Perilaku
Meskipun ditemukan sifat-sifat yang khas yang dapat digunakan untuk membedakan
pemimpin yang sukses dan yang tidak sukses, tetapi banyak hasil riset yang
bertentangan. Alasannya, pertama heterogenitas sifat-sifat unggul menambah
kebingungan untuk memahaminya. Kedua, nilai tes mengenai diri pemimpin tidak
selalu dapat meramalakan pemimpin yang efektif, sebab sifat-sifat itu
mempengaruhi pengikut melalui beberapa gabungan. Ketiga, pemimpin yang efektif
bergantung pada pola prilaku yang ditampilkan dan situasi.
3. Teori Kontingensi dan Stuasional
Kepemimpinan merupakan produk dari berbagai macam kegiatan, kekuatan dan
interaksi pada saat yang bersamaan. Keberhasilan kepemimpinan akan
ditentukan oleh faktor-faktor antara lain:
1)
Pemimpin
2)
Pengikut
3)
Situasi
4)
Organisasi
BAB X
PENGANBILAN KEPUTUSAN
1. Pengantar
Hampir setiap
saat di dalam hidup manusia dari ia sejak bangun tidur sampai ia tidur kembali
membuat keputusan. Manusia mengambil dan melakukan suatu tindakan sudah tentu
karena sebelumnya telah berlangsung proses pengambilan keputusan dalam
pikirannya. Dengan demikian sesunguhnya manusia sudah terbiasa untuk mengambil
keputusan meskipun hal itu tidak dilakukan secara sistematis dalam suatu
langkah tertentu. Lagi pula proses pengambilan keputusan dan keputusan yang
diambl tidak perlu dipertanggungjawabkan atau dilaporkan karena tidak ditujukan
untuk kepentingan kerja sama kelompok atau organisasi.
2. Pengertian Pengambilan keputusan
Beberapa batasan keputusan dan pengambilan keputusan dapay dikemukakan sebagai
berikut:
Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap suatu
masalah yang dihadapi yang menyangkut pengetahuan tentang hakikat dan masalah
yang di hadapi, pengumpulan fakta dan data yang relevan dengan masalah yang di
hadapi, analisi masalah denang mempergunakan fakta dan data, mencari alternatif
pemecahan, menganilisis setiap alternatif sehingga diketemukan alternatif yang
paling rasional dan penilaian hasil yang dicapai sebagai akibat daripada
keputusan yang diambil. (Sondang P. Siagian , 1981).
Hasil dari proses pengambilan keputusan dinamakan keputusan (decision).
Keputusan ialah suatu tindakan pemilihan dimana pimpinan menentukan suatu
kesimpulan tentang apa yang harus atau tidak harus dilakukan dalam suatu
situasi yang tertentu. (Mc Farland dalam Soewarno Handajaningrat, 1982).
Keputusan adalah suatu pengakhiran atau pemutusan suatu proses pemikiran
tentang suatu masalah atau problema untuk menjawab pertanyaan apa yang harus
diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan (Choice)
pada salah satu alternatif yang tertentu. (Prajudi Atmosudirdjo, 1980).
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penganbilan keputusan adalah
kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan atau satu kelompok orang
(antarpimpinan atau antarpimpinan dan bawahan) dalam usaha memecahkan dan
mencari solusi dari suatu problema yang dihadapi dengan merumuskan, menetapkan
sebagai alternatif. Satu dari beberapa alternatif yang dianggap paling baik,
tepat dan rasional dipilih untuk dilaksanakan.
3. Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah jawaban atau respon terhadap masalah yang dihadapi, meskipun
keputusan tersebut tidak selalu merupakan pemecahan atau jalan keluar
(solution) dari suatu masalah.
Pada umumnya ada tiga elemen yang perlu diperhatika dalam pembuatan keputusan,
yaitu:
- Siapa dan tingkat mana keputusan diambil
- Bagaimana hakikat dari permaslahan
- Bagaimana hakikat pengambilan keputusan
Adapun langkah-langkah yang sebaiknya
ditempuh dalam proses pengambilan keputusanbiasanya adalah dengan:
- Selidiki tujuan dan subtujuan
- Bandingkan hasil nyata dengan tujuan
- Merumuskan Masalah
- Menganalisis Masalah
- Menentukan pedoman pemecahan masalah
- Mengsimpulkan dan menganalisis data yang relevan terhadap permasalahan
- Mengidentifikasi dan mengembangkan alternatif
- Menganalisis dan menilai setiap alternatif
- Memilih dan menetapkan alternatif yang terbaik
- Implementasi alternatif yang dipilih (keputusan)
- Menilai umpan balik
Mengikuti pandangan Massie dan Douglas
(1975), maka ada lima elemen dasar dalam proses pengambilan keputusan yang
rasional yaitu:
- Mengerti situasi permaslahan
- Diagnosis dan mendefinisikan maslah
- Meneliti untuk dan menganalisis alternatif-alternatif
- Mengevaluasi alternatif-alternatif dan memilih tindakan
- Jaminan bahwa keputusan diterima semua anggota.
BAB XI
KOMUNIKASI
1. Arti Komunikasi
Secara sederhana disebut: jika ada dua orang atau lebih bertemu, maka
secara tepat atau lambat mereka akan memulai berbicara atau memberikan
tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Hal semacam ini disebut
transaction stimulus, sedangkan kemudian orang yang berkata atau mengerjakan
sesuatu berkenaan dengan stimulustasi dinamakan transaction response dan kedua
transaksi ini sebelumnya harus ada sebelum komunikasi terjadi. Apalagi jika
dua orang atau lebih berada dalam satu organisasi dengan sendirinya berlangsung
proses komunikasi.
Komunikasi adalah pertukaran informasi dan pengiriman arti yang meupakan hal
pokok bagi sistem sosial atau organisasi (Myers dan Myers, 1982).
2. Proses Komunikasi
Secara singkat dapat dikemikakan tentang proses komunikasi dan elemen-elemennya
dalam pertanyaan: siapa melakukan aksi (sunber pesan atau pengiriman yang
disebut sender), apa yang disampaikan (pesan atau massages), melalui apa pesan
disampaikan (saluran atau channel), kepada siapa pesan ditujukkan (penerima
pesan atau receivers), serta bagaimana reaksi penerima terhadap pesan (umpan
balik atau feedback).
3. Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Dunia manajer adalah dunia kata-kata, sebab kira-kira 78% dari wakru manajer
digunakan untuk melakukan interaksi verbal (komunikasi) dengan orang lain dan
hanya 22% bekerja dimeja. Oleh karena itu proses komunikasi dalam
organisasi adalah vital untuk pencapaian tujuan atau sasaran organisasi. Paling
tidak komunikasi sangat mempengaruhi setiap pekerjaan individual dalam
organisasi dalam satu atau lain cara. Dengan kata lain, keefektifan sistem
komunikasi cara dalam mana hal itu dikelola mempunyai dampak signifikan
terhadap keefektifan organisasi keseluruhan.
Aktifitas komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan dalam organisai antara lain
bertujuan untuk:
- Meningkatkan hubungan kerja dan kerja samayang baik antar individu dan antarunit organisasi atau departemen.
- Mengetahui sedini mungkin masalah-masalah yang timbul didalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan dari masing-masing unit organisasi.
- Mengurangi aspek negatif dari timbulnya konflik maupun frustasi.
- Mendorong semangat kerja.
4. Sistem Komunikasi
- Jaringan Komunikasi
Jenis jaringan komunikasi seperti dalam bagan berikut pada
hakikatnya dapat digolongkan atas:
1. Terpusat
2. Tersebar
3. Sekuensial
4. Resiprokal
2. Arus Komunikasi
1. Komunikasi Vertikal merupakan
komunikasi dari atas atau superior ke bawah atau subordinasi dan sebaliknya
2. Komunikasi horisontal yaitu
proses komunikasi yang menunjukan arus informasi di antara orang-orang sejawat
(peers) pada tingkat hirarkhi yang sama dalam organisasi.
3. Komunikasi diagonal merupakan
proses komunikasi dimana arus informasi mengalir diantara orang pada tingkat
hirarkhi organisasi yang tidak sama.
3. Komunikasi Formal dan
Komunikasi Informal
Komunikasi formal mengikuti saluran formal sebagai
tergambarkan di dalam struktur organisasi. Komunikasi
formal cenderung memperlihatkan komunikasi tugas, komunikasi
antara atasan-atasan, atasan bawahan atau antara bawahan-bawahan sesuai dengan
otoritas.
Saluran komunikasi informal ada di luar saluran
komunikasi formal dan tidak menuruti hirarkhi organisasi dan otoritas.
5. Hambatan Komunikasi Efektif
Paling sedikit terdapat 5 sumber khusus sebagai gangguan (noise) yang
menghambat proses komunikasi yang efektif (Schermercchonrn, 1986), yaitu:
- Gangguan fisik
- Masalah-masalah semantik
- Diferensi kultural
- Ketiadaan umpan balik
- Efek status
Oleh sebab itu untuk menciptakan
komunikasi yang efektif, perlu dilakukan tindakan-tindakan berikut (Gibson,
dkk, 1984):
- Mengadakan tindak langsung (following uf)
- Mengatur arus Informasi (regulating information flow)
- Memanfaatkan umpan balik (utilizing feedback)
- Penghayatan (empathy)
- Pengulangan (repetition)
- Mendorong saling mempercayai (encouraging mutual trust)
- Penetapan waktu secara efektif (effective timing)
- Menyederhanakan bahasa
- Mendengarkan secara efektif
- Memanfaatkan selentingan (using the grapevine)
0 komentar:
Posting Komentar